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学习期间,除了财务文秘有关的事情,郭姐要求小朋友每天早晨必须打扫办公室卫生,餐后帮忙整理刷碗。同一幢写字楼里有机构需要打扫卫生兼做一顿中午饭的小时工,郭姐在工作安排上提供方便并鼓励她们“劳动不丢人”。
工蚁坊承接的代理记账业务有公益组织也有企业,派出工作都是派到公益组织,郭姐鼓励她们不仅做好出纳、秘书、行政一类的份内工作,也积极参与机构本身的公益工作,还介绍一些参与志愿服务的机会,比如有家机构介绍全国各地盲人来北京学习做寻呼员,学习两周,需要志愿者陪护,照顾盲人学员的饮食起居,工蚁坊就派出了小荷计划的女孩子们。
日志不是为我写的,是为你自己写的
事情做完了还不算完,要写日志。
初中水平的小孩儿不知道怎么写日志,郭姐要求她们:“你工作可以不做,但日志必须要写。不仅要写,还必须把自己从早晨到晚上,在工蚁坊都是做了什么一样一样写清楚。”
刚一开始,小朋友交上的日志只有一句话“去银行转账”。没关系,退回去重写,写你一共去了几趟,为什么要去这么多趟,第一趟忘了什么,第二趟忘了什么,这都是教训,最后,事先把哪些东西都准备好、把哪些资料都带齐就能一次办好,这就是经验。把经验教训都列出来,这就是总结。工作日志就是这么写的。
今天派你去银行转账,第二天的任务是去银行开户,然后还会派去税务局报税,又去公安局和劳动局,交社保,去工商局办新机构登记注册,办外籍员工就业证和居留证……不仅要办事情还要记日志。每周汇总一次,每个月还要交工作总结。
遇到问题怎么办,问郭姐。郭姐在身边的时候抬头就问,出门办事随时可以打电话。郭姐本来就是忙人电话不断,自从小荷计划开始后就更忙了。她一再说犯错不要紧,甚至罚款也不要紧,我们工蚁坊出了,我也不说她们,就让她们一趟一趟坐公交车跑去。但有一点提前说好了,同样的错,在同一个人身上,不能犯两遍。
等到了第二个月,同样的问题,如果再拿来问郭姐,她就不回答了:“这事儿你上个月做过一次,你不是有工作日志吗,找出来,看看那时候怎么做的。这个工作日志不是给我写的,是给你们自己的写的。”
一开始跟小朋友说日志的用处她们还不太明白,这下知道了。其实还有她们不知道的,要等到以后再说。
除了这些简单的,复杂的事情要交给小孩儿去做。比如说注册,从一开始,首先要准备好注册地址,有租房协议,再去核名,去工商局注册,银行开户,注册,组织机构代码,税务登记,买税控机……所有的这些事情,要记清楚去哪个地方,带什么资料,到哪个窗口找什么人,问询电话是多少。最后把事情做下来再总结一遍,人力投入要一个人做十天要半月,资金花进去。这样就知道了,注册一个新机构至少花多少钱,再加上每个人的残保金每人每年大约500元、工会经费、社保,加税,运行起来要花多少钱。把这些事情办过一遍成立一个新机构的流程就有了,对人力成本、资金成本和时间投入也清楚了。工蚁坊在北京不同的区都代理过注册,不仅熟悉注册流程,还知道各个区的注册的条件,能以最快的速度,最简洁的办法,最优惠的条件,在最短的时间内完成注册;由于跟税务部门接触多了,也清楚什么样的机构在什么地方可以享受优惠政策。
等到一年过后,郭姐开始带着大家归集这些工作日志里所有的内容。比如,去工商局注册新机构应该怎么办,税务登记怎么办,社保怎么办,如果有外籍员工的话,外国人就业登记怎么办,年检怎么办。把这些东西都写下来,就成了一个NGO效率手册。这,就是那个“以后”再说的成果。
我们做出来的账,就是自己的脸面(1)
一开始是郭姐带着两个小孩儿做,现在同时带了十几个人,十几个人管理三十多个机构资料,要让人人用,人人能够找得着。
做完了事情回来,用到的资料还要摆放起来。三十多个机构,两个大档案柜,一开始说收拾东西,小姑娘很麻利,把资料全挪到柜子里,桌面倒是干净了,但打开柜子一看,满满的全是东西,不知道哪儿是哪儿。没关系,也一点一点从头来:“档案资料的摆放,不是为了我们自己能够找到,是为了让别人也能一下就找到。”每个机构一个盒子,一个夹子;先按机构做目录片,然后再分哪些资料在盒子里,哪些文件都在夹子里;不同类别的文件,注册文件、报税文件、规章制度怎么分,每个类别再按时间顺序排放。这样摆放的整整齐齐,不管谁接手,都能一下就把想找的东西找到,收拾成这个样子,就是咱们的脸面。”
脸面,是郭姐在跟小朋友交流的时候常说的一个词。小姑娘们刚上手的时候,一开始记账,写阿拉伯数字12345,各有各的字体,在帐表上挑勾,大的大小的小,排列也不整齐,订出来的凭单也是一样。“我们做财务的人,是可以不用语言交流的,你把内容整理清楚了,是可以用账来对话的,不用看到她的人,只看到账就行了。不仅能从账上看到会计结果和逻辑关系,也能看得出她的习惯与个性。你订出来的凭证,是要写上自己的名字的,这个凭证的保留期限是15年。别小看了这个数字写的好不好看,勾挑得怎么样,凭证订得齐不齐,这上面写着我们的名字,直到15年后别人一看,还在说我们呢,我们做出来的账,就是自己的脸面。”
爱,信,诚
小荷计划的头一批学员来自“美新路”的小朋友,后来,又有几个与“美新路”一直都有联系的蒲公英打工子弟职业学校的学生加入进来,还有一个关注打工子女教育的国际机构CMC职前培训班的学员,慢慢也有人把自己的同学和朋友介绍过来,有了大专生,也有了大学生。
人多了,范围宽了,但小荷计划的宗旨没有变,郭姐跟小朋友常说的三个字是“爱、信、诚”。爱,是美新路一直在讲的那个爱,也是指要热爱你做的事业,郭姐面试小朋友,就看你是不是真心想做财务工作;信,是信念,也是对自己有信心,遇到困难挫折百折不挠能坚持下去;诚是坦诚,也是诚信。
平时小荷计划就在美新路活动,美新路宽松的氛围给了小朋友很多爱和温暖,工蚁坊也在设身处地为她们做考虑。要想做出纳,会计证是必须的,但很多女孩子家庭负担比较重,拿不出这么多钱考证。加入小荷计划学习一段时间之后,工蚁坊会垫付1700块钱,让她们去上一个考会计证的班,等到她们可以参加外派劳务有了收入之后再每月100、200还回来。虽然给了她们很多的爱护,但郭姐有时候又是严厉的。
曾经有一个孩子,有一天跟郭姐说机构要加班不能来工蚁坊,然后去办自己的事儿。郭姐知道狠狠地说了她,后来小姑娘很委屈,专门写邮件问郭姐“您不是一直说允许我们犯错误吗……”但这个错误不一样,允许犯错误指的是技术性错误,与诚信有关的错误,是不可以犯的。
在刚开始做小荷计划的时候,有朋友对郭小华说,太贫困的人不适合做财务,特别是出纳,因为这里面诱惑太多了。郭小华说:“我知道出纳工作面临的诱惑多,我也承认,人的品格不是一天形成的,但是,我还是相信人心底里的那份善念。”
我们做出来的账,就是自己的脸面(2)
针对这个问题,小荷计划有专门的培训,着重强调知道什么错误是不能犯的。“每个机构的出纳都有好大的权力,管着单位的保险柜,存着我们的现金和有价证券。如果我手里没钱了,先从保险柜里拿点花了,等发工资再还回来行不行?——不行!这就是财务制度……”
小荷才露尖尖角
姑娘们加入小荷计划培训一段时间之后,会有几种不同情况,有的在工蚁坊承担日常工作,有的派驻到其他机构,称之为“劳务输出”,从每周一天到每周四天都有,要求一年之内每周要回来学习一天,并且要继续向郭姐报自己的工作日志,特别是在派出之后,每周的日志她都会仔细看过并且认真回复。
2010年,第一个与小荷计划做劳务输出的是一个基金会,派去了两个人试用,试用期间在基金上班,仍然由工蚁坊负责工资社保,基金会向工蚁坊付钱购买服务,半年之后,基金会把他们都转成了本机构员工。
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