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现在你已知道,自己为什么不用把文件堆满床就能记得事的缘故了吧。把这些文件放进你的档案袋里,并在放置的地方和你想要使用的时间处做个记号。
你可以在往后的时间里翻阅这些文件。然后,在每个月的1号打开当月的卷宗,按照预定的时间将文件放进去。
只要你早上花些功夫打开当天的卷宗,就可以找到你所要的东西。你会因为没有把事情忘记而心神安定,你可以把回想的功夫省下来,用在其他事情上;在适当时候,你便知道你的约会、计划和文书工作,你也因用不着分心于其他事,而相当有效率。我们确信“每日备忘录”这种方法,能让你花最少的时间和精力去增进工作效率。你不妨试一两个月,看看它所带来的好处吧。
这方法也能作为你活动、前进或停滞不前的最佳记录。比如说,你想开始读亨利·米勒的作品,或找位朋友到公园钓鱼,还是上一个烹饪班。一两个月前在“每日备忘录”里做个记号。在事情再度发生时,你会回想起以前的种种情况,想想自己以前是否做过,而现在是否还想再试试。不管怎样,你可以强烈地感觉到在这段时间里自己的变化。结果可能引导你走向新的目标与方向。
“每日备忘录”是一种能够帮助你和朋友、同事保持联络的方法。你无需因为要回信而把他们的信刻意搁着(也许夹在一大堆文件中),你只要把信件放在“每日备忘录”里,当时间到时再动手写或打电话保持联络。它真正具有促进你与他人保持联络的能力。
“每日备忘录”对你作决定也颇有助益。它能抑制你的冲动,让你明智地作出判断。比如说,你接到一封广告函说,只要花999元就能买到一部录像机,而你也有些心动。那么不妨把表格填满,装进信封,然后把信夹在截止期限前一周的“备忘录”里。当时间到时再看看表格,这次感觉没有上次来得吸引人。可是只要你这么做了,就算做了一半。经过一番考虑后,你可以把信寄出去,心里确认自己的决定不会有错。
或者说,有人想听听你对某件事的看法和建议,此时你无需凭空臆测,只要通过你所看到的,表示出自己的想法就行了。隔天再把问题和答案记在“每日备忘录”——可能的话不要隔得太久。当你再看一次时,你便可以借机把原先的判断当成是别人的,而重新加以评估。这样做你将会惊异地发现,你做了多少愚蠢、仓促和肤浅的判断。
等到你对这种方法相当熟悉时,你将觉察到这一简单而有效的方法的其他用途。
在任何时候,高效工作都是“每日备忘录”的直接延伸,当然,任何人都要在“每日备忘录”上精心策划!
□ 安排时间的诀窍
你可以使用一本黄色的活页簿,来安排每天的事情。每一天用一页,在每页的中间画一条线,左边写上要打电话给哪些人,右边记下该人的事情。也可以在口袋里放一些卡片,用来记下在公司与部属交谈的一些重点,以及要转记到活页簿上的资料。
每个人用来安排时间的方法不同,有的很简单,有的很精密。有的人顺手在一张纸上写上一个星期内该做的事,依此逐条逐项完成,有的人有厚厚的一大本行事历,分类细密繁多。但对这个人有效的方法,可能对另一个人并不见得合适,但是一个成功的人不能没有一套安排自己时间的行事方法。
即使有了最好的方法,如果不注意一些自己和别人的毛病,即使安排井然有序,也很可能被弄得章法大乱、面目全非。以下是5则诀窍。
1.先做容易的事
假如你今天有11件该做的事情,其中有8件你可以算准处理它们所需要的时间,有两样是可以大致估计,而有一样可能会牵涉范围较深较广,你会先做那一样呢?
很多人会先做最后一样,然后到了最后,一项事情也没有完成。你应先努力去做可以如期完工的8件事情。做完这些事后,会带给你愉悦的成就感和昂扬的斗志,来面对较艰难的工作。容易做的事可以当做一种享受来完成它们,而不该轻视它们,或觉得做完了也没什么了不起。
2.不要逞英雄,也不要做牺牲品
很多人喜欢在时间上逞英雄,他们总是想在短时间内做很多事。也许他们觉得在一个钟头内,挤进两个钟头才能做得完的事,虽然早知无法做完,但也是很英勇的吧!其实这与英雄气概无关,而且这种人总是进度落后,并且拖累别人。
是否有过这样的经验?有人跟你约下午下班后6点钟见面,但在和他会面之前,还得打几个电话和满城奔波去办几件难事,结果不出所料,他到7点才姗姗来迟。你要避免成为他的牺牲品,你可以先问:“6点钟?你还得做那么多事,6点怎么来得及?你还是先把事情做好,我们7点钟见面。”
当然,你不能天真地希望,你的时间永远不受别人影响或干扰,其中一例就是——有人会取消约会,但是有些人似乎有种常常取消约会的习惯,你就不应该任其牵制。
3.安排打电话的顺序
找一天做以下这个实验:不论对方是谁,都限制打电话的时间不要超过5分钟。你一定会发现,你忽然对自己打电话的方式特别留意,而且也会注意对方打电话时的习惯。
有的人喜欢简短扼要,有的人则长篇大论,因此你应用心思考打电话的顺序,如果在半个钟头内要打7个电话,有6个是平均每两分钟就可以交代清楚,而有一个可能会唠唠叨叨,最好先打那干脆利落的6个电话,把这拖泥带水的留到最后。这样,当你被耗在这个“长途”电话上时,至少不会感到焦躁,担心自己没有时间去打另外6个电话。
4.列单子
你可以罗列一下一天当中该做的事情。每次当你在纸上划掉一项已经做完的事时,会有说不出的快感。
如果你想成为一个做事有规律而又系统的人,并不是看你可以列出多少该做的事,而是看你在一天结束之时,划掉了多少完成了的事。理想中的单子是当一天终了,今天该做的事已经都被划掉。今日事今日毕,单子上该做的事都已解决。
□ 建立工作的优先权
心智的持续专注是提高任何工作、学习效率的关键,而最有效的方式就是建立时间表,定时、定量地把大部分精力用在主要的职责上。
1.有效安排计划
(1)步骤一:简单地叙述你的选择
在你对自己决定的现有工作方式感到满意时,再做一次职责表吧。现在,用不同的符号,在每项的左端标示你愿意花更多、更少或同样的注意力。
一旦你确定自己的选择,把每一职责的现有价值加以考虑,哪一个值得你去做,或在完成时,将有什么样的报酬或好处。另外,对于职责的未来价值,你得一并考虑。在你完成此事后,有什么有价值的报酬或其他好处。
(2)步骤二:计算所需的时间
在每个选择的左边,写下两个数字:①每个月花在工作上最少而有效的劳动——若少于这数字,将无法完成任何事。某些项目可能会没有。②每个月花在职责上最适宜且有效的劳动——这数字可以平衡你所花的心血和得到的好处。许多项目的数字可能比这还少。
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